お詫びと日程再調整のお願いメール(例文)

件名: 【お詫び】ご予約日時の変更のお願い(○○美容室)

○○ ○○ 様

いつも○○美容室をご利用いただき、誠にありがとうございます。 スタッフの△△でございます。

このたび、当店の予約システムの不具合により、○月○日(○)○○:○○にいただいておりましたご予約が、他のお客様のご予約と重複する状態となっておりました。 ご来店をお待ちいただいていたにもかかわらず、ご予約どおりにご案内することができなくなり、ご迷惑とご心配をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

つきましては、大変恐縮ではございますが、日程を再調整させていただけないでしょうか。 下記の日程でしたら、ご案内が可能です。

• ○月○日(○)○○:○○〜
• ○月○日(○)○○:○○〜
• ○月○日(○)○○:○○〜

上記以外にもご希望の日時がございましたら、できる限り調整いたしますので、お気軽にお知らせください。 ご希望のスタッフやメニューに変更がある場合も、あわせてご連絡いただけますと幸いです。

また、今回のお詫びとして、【次回のご来店時に○○をご提供いたします/○○円分の割引をさせていただきます】。

再発防止のため、システムの確認と予約管理の見直しを進めてまいります。 このたびは誠に申し訳ございませんでした。

お手数をおかけしますが、ご返信またはお電話にてご連絡をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。

○○美容室 担当:△△ 電話:00-0000-0000(受付時間:○○:○○〜○○:○○) メール:xxxx@example.com 住所:〒000-0000 ○○県○○市…

使うときのポイント

• お詫びの特典(割引やサービス)の部分は、お店の方針に合わせて内容を変更してください。不要であれば削除して問題ありません。
• 候補日は2〜3つ示すと、お客様が返信しやすくなります。
• すでに当日が近い場合は、メールだけでなくお電話でもご連絡すると、より丁寧です。
• 不具合の原因を詳しく書く必要はありませんが、わかっている範囲で正直に伝えると、信頼を損ねにくくなります。

ご希望があれば、もっとカジュアルなトーンや、LINE・SMS向けの短い文面にも書き直せます。

件名：ご予約日時の再調整のお願いとお詫び

〇〇様

いつも当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
〇〇美容室の〇〇でございます。

このたびは、〇月〇日〇時にご予約をいただいておりましたが、予約システムの不具合により、同じ時間に予約が重なってしまいました。

大変申し訳ございませんが、ご予約いただいた日時に施術をお受けすることが難しい状況です。

誠に恐れ入りますが、別の日時への変更をご検討いただけないでしょうか。ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけましたら、空き状況を確認し、ご案内いたします。

楽しみにご予約いただいたところ、ご迷惑とお手数をおかけしますことを、心よりお詫び申し上げます。

お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。

〇〇美容室
担当：〇〇
電話番号：〇〇

予約システムの不具合によりご迷惑をおかけしてしまったお客様へのお詫びと、日程再調整をお願いするメールの文面を作成しました。状況に合わせて【 】の部分を書き換えてご利用ください。

件名：【重要】ご予約日時の変更のお願いとお詫び【サロン名】

本文：

〇〇 〇〇 様

いつも【サロン名】をご利用いただき、誠にありがとうございます。 （※ご新規様の場合は：「この度は【サロン名】にご予約いただき、誠にありがとうございます。」） 店長の〇〇でございます。

この度は、〇月〇日（〇）〇時よりご予約をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し上げにくいことではございますが、お客様のご予約日時について、至急お伝えしなければならないことがありご連絡いたしました。

当店の予約システムに一時的な不具合が発生し、同じ日時に重複してご予約を受け付けてしまう事態が発生いたしました。 確認いたしましたところ、誠に心苦しい限りですが、〇〇様にご希望いただいた【〇月〇日（〇）〇時〜】のご案内が難しい状況となってしまいました。

せっかくご予定を調整し、当店を楽しみにしてくださっていたにもかかわらず、こちらの不手際により多大なるご迷惑とご不快な思いをおかけしますことを、深くお詫び申し上げます。

つきましては、誠に勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、ご来店日時を以下のような別の日程へご変更いただくことは可能でしょうか。

【代替日時のご提案】 ・〇月〇日（〇） 〇〇:〇〇〜 ・〇月〇日（〇） 〇〇:〇〇〜 ・〇月〇日（〇） 〇〇:〇〇〜

※上記以外でも、〇〇様のご都合の良い日時がございましたら、できる限り調整いたしますのでお申し付けくださいませ。 ※もし今回のご来店が難しく、キャンセルをご希望される場合も遠慮なくお知らせください。

お忙しいところ、当店の不手際によりお手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

恐れ入りますが、ご都合につきまして本メールへのご返信、またはお電話（【電話番号】）にてお知らせいただけますと幸いです。

今後はシステムの改修および管理体制を徹底し、二度とこのようなことが起こらないよう再発防止に努めてまいります。

重ねてではございますが、この度の件につきまして、心よりお詫び申し上げます。 〇〇様からのご連絡を、スタッフ一同心よりお待ちしております。

【サロン名】 担当：〇〇 住所：〇〇〇〇〇〇 電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇@〇〇 営業時間：〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇

送信時のポイント

• メールの確認が遅れてしまう可能性も考えられるため、可能であれば送信前、または送信直後にお電話でも一報を入れておくと、より誠意が伝わりスムーズです。
• もし可能であれば、「当日はトリートメントをサービスさせていただく」「〇%オフにする」など、店舗側からの誠意あるお詫び（特典）を1文添えると、お客様の不満を和らげやすくなります。